Er zijn veel geweldige tools beschikbaar voor Customer Relationship Management (CRM) waarmee u niet alleen nieuwe klanten uit leads kunt winnen, maar ook klantrelaties kunt onderhouden door ze binnen uw pijplijn te houden (beter te beschouwen als een cyclus). Terwijlpijpaandrijvingbiedt een alles-in-één service om leads van klanten bij te houden. Misschien wilt u op een gegeven moment de onbewerkte gegevens naar Google Spreadsheets exporteren en uw eigen visualisatietools maken. In deze tutorial laat ik je precies zien hoe je dat kunt bereiken!
Als u verder wilt gaan naar het eindproduct, spring dan gewoon naardeze link. Zorg ervoor dat je een kopie maakt als je aan de onderliggende formules wilt sleutelen! Het eindresultaat ziet er als volgt uit:
Opmerking: voor deze zelfstudie is depro-versievan API Connector, omdat de gegevens van pipedrive via het JMES-pad in Google Spreadsheets moeten worden verwerkt.
CRM-dashboardontwerp
Laten we bij het maken van een dashboard voor CRM brainstormen over enkele dingen die we mogelijk graag willen weergeven. Dingen die in je opkomen zijn onder meer:
- Totale omzet tot nu toe
- Potentiële verkopen
- Volume van kansen in elke fase
- Volume van open kansen
- Hoeveel aankomende activiteiten u moet uitvoeren (telefoongesprekken, lunches, enz.)
Dus laten we er meteen mee aan de slag gaan! Hier vindt u een overzicht van alle stappen die we zullen nemen om ons Dashboard operationeel te krijgen.
INHOUD
- Deel 1: Voorlopige opstelling en onbewerkte gegevens
- Deel 2: Specifieke kolommen verkrijgen
- Deel 3: Valuta's converteren
- Deel 4: Geaggregeerde gegevens
- Deel 5: Fasenamen toewijzen aan nieuwe kolom
- Deel 6: Laten we wat grafieken maken!
DEEL 1: VOORBEREIDENDE OPSTELLING EN RUWE GEGEVENS
Laten we beginnen met het instellen van drie nieuwe bladen. Laten we ze 'Deals_Raw_Data', 'Dashboard' en 'Extra_Data' noemen.
Nu willen we onze onbewerkte gegevens uit pipedrive halen. Op weg naar dedocumentatie, kunnen we vinden dat de URL om alle deals te bemachtigen er ongeveer zo uitziet:
https://YOUR_URL.pipedrive.com/v1/deals?api_token=YOUR_API_TOKEN
Dat is alles voor de URL! Voeg dat gewoon toe aan het API-URL-pad. Het enige wat we nu moeten doen is naar de Uitvoeropties in API Connector gaan en de Rapportstijl wijzigen in "compact", en JMESPath instellen op "data[*]". Zorg er ten slotte voor dat u het bestemmingsblad instelt op "Deals_Raw_Data". Je zou moeten eindigen met iets dat er zo uitziet:
Ga je gang en voer je verzoek uit om zoiets als dit te krijgen:
DEEL 2: SPECIFIEKE KOLOMMEN KRIJGEN
We hebben een heleboel kolommen in dit blad, maar we hebben ze niet allemaal nodig! Voor dit dashboard zijn we vooral geïnteresseerd in het verkrijgen van kwantitatieve gegevens over onze klanten, niet zozeer in hun contactgegevens. Ga je gang en houd Ctrl ingedrukt en klik op de kolomnamen die je interessant lijken. Ik heb uiteindelijk deze gekregen:
| person_id »naam | org_id »naam | org_id »adres | toestand | waarde | munteenheid | stage_id | volgende_activiteitstype |
Zodra u alle kolommen heeft geselecteerd die er interessant uitzien, plakken we ze in ons 'Dashboard'-blad. Boven de geplakte onbewerkte kolomnamen kunt u doorgaan en ze een andere naam geven die prettiger is voor het menselijk oog.
Ik heb veel extra ruimte boven onze kolomnamen geplaatst, zodat we later ruimte kunnen maken voor ons fraaie dashboard.
Nu moeten we de gegevens van het onbewerkte gegevensblad kopiëren. De eenvoudigste manier om dit te doen is door de onderstaande formule in de cel direct onder onze eerste kolom in het Dashboard-blad in te voegen:
=QUERY(Deals_Raw_Data!$1:$10000,"SELECT "&SUBSTITUTE(ADRES(1,MATCH(B22,Deals_Raw_Data!$1:$1,0),4),1,""),1)
Zorg ervoor dat u de waarde B22 direct na de MATCH-functie wijzigt in de overeenkomstige cel die de kolomnaam van de onbewerkte gegevens bevat! Je zou er uiteindelijk zo uit moeten zien:
En nadat je op enter hebt gedrukt:
Ga nu door en sleep de cel met het kleine blauwe vierkant om deze formule naar de andere resterende kolommen te kopiëren:
Opluchting! Oké, laten we een beetje het huishouden doen en enkele kolommen opruimen, zodat ze wat nuttiger en gestandaardiseerd zijn.
DEEL 3: VALUTA OMZETTEN
Het is je misschien opgevallen dat de valutakolom twee verschillende valuta's heeft: USD en EUR. Laten we onze kolom standaardiseren naar één valuta met behulp van een formuletruc. Ga naar het Extra gegevensblad en stel een kleine tabel in zoals deze:
Nu gaan we de functie GOOGLEFINANCE() gebruiken (ik heb dat bovenaan mijn tabel getypt om me eraan te herinneren welke ik moet gebruiken). Deze functie wijkt enigszins af van het standaardformaat dat u wellicht gewend bent, maar stelt het toch als volgt in:
=GOOGLEFINANCE("Valuta:"&A2&B2)
De celwaarde is de wisselkoers tussen de twee valuta's. Uw kleine conversietabel zou er nu zo uit moeten zien:
Laten we nu, door terug te gaan naar het Dashboard-blad, een IF-functie instellen om met onze euro's om te gaan en deze om te zetten in ouderwetse Amerikaanse dollars. Eerst moeten we ergens een nieuwe kolom invoegen en deze "Geconverteerde valuta" of iets dergelijks noemen. Vervolgens kunnen we de onderstaande voorwaardelijke IF-formule gebruiken om EUR naar USD om te rekenen:
=IF((G24="EUR"),F24*Extra_gegevens!$C$2,F24)
Nadat u de formule naar beneden in de kolom heeft gesleept, moeten alle waarden die in EUR worden vermeld, nu naar USD worden geconverteerd.
Laten we om esthetische redenen doorgaan en de afzichtelijke namen van de onbewerkte gegevenskolommen verbergen om onze Dashboard-omgeving een beetje op te schonen.
DEEL 4: SAMENGEVOEGDE GEGEVENS
Vanaf onze kleine brainstorm aan het begin van deze tutorial kunnen we beginnen met het manipuleren van onze gegevens om duidelijke inzichten te verkrijgen. Laten we beginnen met uit te zoeken hoeveel geld we tot nu toe hebben verdiend met voltooide contracten.
Hiervoor gebruiken we de functie SUMIF(). We beginnen met het definiëren van het bereik waarmee we onze voorwaardelijke waarden willen controleren, gevolgd door de voorwaardelijke, gevolgd door het bereik van de op te tellen gegevens. In ons geval zou het er ongeveer zo uit moeten zien:
=SOM.ALS(E24:E53,"gewonnen",H24:H53)
Laten we nu eens kijken hoeveel geld we aan contracten hebben VERLOREN. We kunnen een vergelijkbare formule gebruiken als hierboven, maar veranderen het tweede argument in"kwijt".
=SOM.ALS(E24:E53,"verloren",H24:H53)
Ten slotte, en waarschijnlijk het allerbelangrijkste, willen we zien hoeveel geld er momenteel op het spel staat. We volgen dezelfde stroom als de laatste twee functies en stellen het tweede argument in op"open"deze keer.
=SOM.ALS(E24:E53,"open",H24:H53)
Laten we nu eens kijken hoeveel lunches en telefoontjes we nog hebben met potentiële klanten. We kunnen de functie AANTAL.ALS() gebruiken om waarden in een kolom voorwaardelijk te tellen. Laten we tellen hoeveel lunches en telefoontjes we nog moeten voltooien met behulp van de volgende formules:
=AANTAL.ALS(J29:J58,"lunch")
=AANTAL.ALS(J29:J58,"oproep")
DEEL 5: KAART STAGENAMEN NAAR NIEUWE KOLOM
Laten we ons nu concentreren op het visualiseren van onze gegevens. We kunnen visualiseren hoeveel geld er in elke fase van de CRM-pijplijn zit met behulp van staafdiagrammen of een cirkeldiagram. In dit voorbeeld gebruik ik een staafdiagram.
De onbewerkte gegevens hebben een kolom met de naam 'pijplijnfase' die numerieke waarden uitspuugt. Om te begrijpen waar elk getal mee correspondeert, kunnen we naar ons dashboard in pipedrive gaan en dit vergelijken met de getallen die we terugkrijgen uit onze onbewerkte gegevens. We zien dat de meeste van onze openstaande deals zich in fase 1/Lead In bevinden.
Er zijn een paar dingen die we moeten overwegen voordat we verder gaan:
- Filteren van gewonnen/verloren deals
- Numerieke waarden in onze tabel
- Niet alle fasen bevatten deals
Laten we, met deze dingen in gedachten, beginnen met het maken van een toewijzingstabel om onze numerieke waarden toe te wijzen aan hun respectievelijke podiumnamen. Ga naar het tabblad "Extra_Data" en stel een nieuwe tabel in.
Laten we nu de functie VERT.ZOEKEN() gebruiken om onze namen toe te wijzen aan een nieuwe kolom in onze dashboardgegevens. Maak een nieuwe kolom naast de kolom Pijplijnfase in Dashboard en voeg de volgende formule in de cel naast de kolom Pijplijnfase:
=VERT.ZOEKEN(I28,Extra_gegevens!A$7:B$12,2)
Sleep het door de hele kolom, en voila! Dit zijn je artiestennamen:
DEEL 6: LATEN WE ENKELE GRAFIEKEN MAKEN!
We moeten de gegevens een beetje aggregeren en verwarren. Laten we proberen de totale waarde in elke fase van de pijplijn samen te voegen, vergelijkbaar met het tabblad Deals in pipedrive. Om dit te bereiken, zullen we eerst de functie QUERY() in Google Spreadsheets gebruiken. Dit is een quasi-SQL-functie die erg krachtig is, maar behoorlijk onpraktisch kan zijn als je niet weet wat je doet. Ik heb het vuile werk voor je gedaan en de juiste query voor dit gebruik gevonden:
=QUERY(E27:J57,"selecteer J, som(H) waarbij E = 'open' groep door J ")
J komt overeen met onze kolom met de labels erin en H komt overeen met de kolom met de contante waarde van elke deal. Ik scrolde naar rechts buiten het scherm van het dashboard en richtte een "constructie" -gebied in waar we deze kleine operaties veilig verborgen voor ons hoofddashboard kunnen uitvoeren.
Nu moeten we enkele "opvul"-pijplijnstatussen toevoegen en deze gelijk stellen aan nul, zodat onze grafiek alle staten in de juiste volgorde weergeeft. Typ ze gewoon handmatig in en je krijgt zoiets als dit:
Het is duidelijk dat onze gegevens ongesorteerd zijn. We willen dat 'Lead-In' ons eerste label is, en 'Negotiations Started' ons laatste label. We zullen een combinatie van de functies SORT() en MATCH() gebruiken om dit te bereiken:
=SORT(P7:Q12,MATCH(P7:P12,{"Lead-in", "Contact gemaakt", "Prospect gekwalificeerd", "Behoeften gedefinieerd", "Voorstel gemaakt", "Onderhandelingen gestart"},0),1 )
Zet dit in een cel naast onze vorige tabel en je zou ze moeten sorteren op hun respectievelijke pijplijnfase.
We kunnen deze gegevens nu gebruiken om een staafdiagram te maken! Ga terug naar ons hoofddashboardgebied en voeg een nieuw staafdiagram in. We moeten de gegevens selecteren uit de laatste tabel die we zojuist hebben gemaakt:
Uw diagram zou automatisch de juiste volgorde moeten afleiden, aangezien we deze met onze laatste functie hebben gesorteerd.
Nu is het gewoon tijd om het een beetje mooier te maken! Je kunt het zelf opfleuren door op de 3 stippen rechtsboven in het diagram te klikken en vervolgens op "Grafiek bewerken" te klikken.
Nu u daarmee klaar bent, gaan we ons dashboard een beetje professioneler maken. We kunnen onnodige rasterlijnen verwijderen, wat pictogrammen toevoegen en wat je nog meer wilt om het er goed uit te laten zien!
Nogmaals, als je gewoon naar het blad wilt springen en met een kopie wilt rommelen, ga dan naardeze link. Ik hoop dat het een nuttige tutorial was! Veel verbindingsplezier!