Klanten relaties:In het huidige digitale tijdperk wegen de twee woorden zwaarder dan ooit.
Daarom wordt het beheren van deze relaties nog belangrijker. Bedrijven hebben een robuuste CRM-tool (Customer Relationship Management) nodig om:
- Houd hun verkooppijplijn in de gaten: potentiële en bestaande klanten
- Ontwikkel en verbeter klantsuccesprocessen
- Onderhoud relaties om klanten te behouden
- Verhoog het rendement op uw investering (ROI)
Niet elke organisatie beschikt echter over voldoende middelen om te investeren in een dure, gespecialiseerde CRM-tool of -software. Het kan ook zijn dat je geen CRM-systeem nodig hebt of op zoek bent naar alternatieven in de SaaS-markt.
Zo ver hoef je niet te zoeken. Er bestaat een oplossing hier op uw systeem en deze is met slechts een paar klikken toegankelijk.
Ja, we hebben het overGoogle Spreadsheets!
In deze blog leggen we uit waarom dit een goed alternatief kan zijn voor CRM-tools. We bespreken ook de voor- en nadelen ervan, hoe goed het bij uw bedrijf past en hoe u het meeste uit een Google Spreadsheets CRM kunt halen.
Dus als u de eigenaar van een klein bedrijf bent of gewoon op zoek bent naar een kosteneffectieve en eenvoudige CRM-oplossing, lees dan verder om erachter te komen of Google Spreadsheets CRM de juiste keuze is.
Wat is een Google Spreadsheets-CRM?
Een Google Spreadsheets CRM is in wezen eenhulpmiddel voor klantrelatiebeheergebouwd op Google Spreadsheets. Hiermee kunnen bedrijven hun klantgegevens in spreadsheetformaat organiseren en beheren, net als met Excel van Microsoft Office.
Maar wat Google Spreadsheets beter maakt, is dat het een online tool is. Meerdere teamleden hebben tegelijkertijd toegang tot hetzelfde document, kunnen samenwerken aan het bijwerken van klantinformatie en kunnen leadgegevens in realtime beheren.
Vertrouwd raken met Google Spreadsheets CRM
Het enige dat u nodig hebt om toegang te krijgen, is een Gmail-account. Het CRM-blad wordt opgeslagen in uw Google Drive-account.
Bovendien? Je kan ookintegrerenhet met Google Docs, Google Forms, Google Agenda en andere Google-applicaties.
Met een Google Spreadsheet CRM kunt u dat doenOrganiseer uw contactenop basis van verschillende criteria (leadstatus, bedrijf of functietitel) en houd eengedetailleerd logboek van uw interactiesmet hen. Dit omvat niet alleen e-mails, telefoontjes en berichten op sociale media, maar ook notities over vergaderingen, taken en andere activiteiten die verband houden met elk contact.
Al deze gegevens worden opgeslagen in een vertrouwd spreadsheetformaat, wat u ook kunt doengemakkelijk aanpassendoor rijen en kolommen toe te voegen of te wijzigen.
Bovendien kunt u met slechts een paar klikken tools van derden, zoals Driftrock, gebruikenimporteer gegevens uit andere bronnenin Google Spreadsheets, waardoor het nog eenvoudiger wordt om uw CRM te vullen en up-to-date te houden.
Kortom: Google Spreadsheets CRM kan een handig hulpmiddel zijn voor bedrijven die over beperkte middelen beschikken of geen geavanceerde CRM-functionaliteiten nodig hebben.
Voor- en nadelen van het gebruik van Google Spreadsheets als CRM
Hoewel Google Spreadsheets een handig hulpmiddel kan zijn als CRM, is het belangrijk om alles over de tool te weten, inclusief de voor- en nadelen.
Voordelen van Google Spreadsheets CRM
- Kostenefficiënt
Google Spreadsheets is een gratis spreadsheettool die een kosteneffectieve oplossing voor verkoopbeheer biedt. Dit is met name handig voor kleine bedrijven of individuen die de eerste stappen in hun CRM-traject zetten.
- Makkelijk te gebruiken
Google Spreadsheets is gebruiksvriendelijke software waarmee u gemakkelijk kunt navigeren. Ook mensen met weinig tot geen ervaring met CRM kunnen de software gebruiken.
- Aanpasbaar
Met Google Spreadsheets kunt u uw CRM aanpassen aan specifieke behoeften. U kunt velden toevoegen of verwijderen, nieuwe tabbladen of werkbladen maken en uw CRM personaliseren zodat deze bij uw bedrijfsmodel past.
- Samenwerkend
Met Google Spreadsheets kunnen meerdere gebruikers tegelijkertijd aan hetzelfde document werken. Dit maakt het gemakkelijk om samen te werken met teamleden en klantinformatie te delen met collega's.
- Eenvoudig te integreren
Je kunt Google Spreadsheets integreren met andere apps zoals Gmail, Google Agenda en Google Drive, waardoor het eenvoudiger wordt om je CRM te beheren met behulp van tools binnen hetzelfde ecosysteem.
Nadelen van Google Spreadsheets CRM
- Beperkte functionaliteit
Google Spreadsheets is een eenvoudige spreadsheettool die enkele van de geavanceerde functies mist die andere CRM-software biedt. Dit kan een nadeel zijn voor bedrijven die meer geavanceerde functionaliteiten nodig hebben.
- Gebrek aan diepgaande rapportage
Het mist geavanceerde rapportagefuncties, waardoor het analyseren en interpreteren van gegevens een uitdaging is. Dit is een nadeel voor bedrijven die diepgaande data-analyse gebruiken.
- Schaalbaarheidsproblemen
Google Spreadsheets is mogelijk niet geschikt voor snelgroeiende bedrijven. Naarmate uw bedrijf groeit, moet u mogelijk overstappen op een goede CRM-oplossing die grote hoeveelheden datapunten en gebruikers verwerkt.
- Handmatige fouten
Het heeft mogelijk minder automatiseringsfuncties dan andere geavanceerde CRM-software en is gevoelig voor handmatige fouten.
Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat uw vertegenwoordigers de CRM-spreadsheet niet dagelijks hoeven bij te werken. Dit kan zich verder vertalen in gemiste kansen of het spammen van klanten met irrelevante marketingberichten.
Is Google Spreadsheets een geschikt CRM voor u?
U kunt Google Spreadsheets eenvoudig omzetten in een efficiënt CRM-systeem om klantinformatie op te slaan en bij te houden. Helaas is de tool niet voor alle bedrijven gemaakt.
Voor wie is een Google Spreadsheets CRM bedoeld?
Als je eenklein bedrijf met een beperkte databaseen vereisten kan Google Spreadsheets een geschikt CRM-platform zijn.
Het is een eenvoudige en kosteneffectieve oplossing voor het organiseren van uw klantgegevens. Bovendien kunt u dankzij het eenvoudige en gemakkelijk te begrijpen systeem snel uw CRM creëren en aanpassen.
Kortom: Google Spreadsheets CRM kan een handig hulpmiddel zijn voor bedrijven die over beperkte middelen beschikken of geen geavanceerde CRM-functionaliteiten nodig hebben.
Voor wie is geen Google Spreadsheets CRM bedoeld?
Grote bedrijven met marketing- en verkoopteams, meerdere mensen in de teams en een grote hoeveelheid gegevens kunnen het een uitdaging vinden om met Google Spreadsheets te werken.
Het mist de geavanceerde CRM-functies en rapportagemogelijkheden om de verkooppijplijn en klantrelaties effectief te beheren.
In dergelijke gevallen kunt u een geavanceerdere CRM-oplossing overwegen om aan uw groeiende zakelijke behoeften te voldoen.
Nu we hebben besproken of Google Spreadsheet CRM een geschikte oplossing is voor uw bedrijf, gaan we kijken hoe we er een kunnen bouwen.
Hoe bouw je een CRM in Google Spreadsheets?
In 5 stappen kunt u naadloos een Google Spreadsheet CRM-sjabloon bouwen. Kies om te beginnen of u er handmatig een wilt bouwen of een kant-en-klaar sjabloon wilt gebruiken.
- Een Google Spreadsheet CRM helemaal opnieuw bouwen
Als u besluit uw eigen CRM-sjabloon te bouwen, is de eerste stap het maken van een nieuwe Google-spreadsheet.
Als u klaar bent, moet u de essentiële headers toevoegen voor het vastleggen van klantinformatie. Wij raden u aan de onderstaande velden toe te voegen:
- Naam:Het primaire contact waarmee u contact heeft vanuit het bedrijf van de klant
- E-mail:De e-mailgegevens van uw primaire contactpersoon
- Bedrijfsnaam:Naam van het bedrijf waartoe uw lead behoort
- Telefoon:Het contactnummer van het primaire contact
- Website:Het websiteadres van het bedrijf van de lead
- Lead- of opportunitystatus:De fase waarin uw lead zich bevindt in uw verkoopproces. Deze fasen omvatten onder meer leadkwalificatie, productdemo, onderhandeling, verzonden voorstel en gewonnen deal.
- Datum:Datum en maand waarop u voor het eerst contact opnam met de lead of wanneer deze uw systeem binnenkwam
- Opmerkingen:Eventuele aanvullende punten die u moet onthouden. Het zorgt ervoor dat zowel u als uw team toegang hebben tot de nieuwste informatie over leads in uw pipeline.
- Met deze functie kunt u weloverwogen beslissingen nemen en sterkere klantrelaties onderhouden, wat resulteert in een succesvoller verkoopproces.
Vervolgens kunt u handmatig informatie toevoegen ofdata importerenautomatisch uit andere bronnen, zoals uwGmail-contacten.
U kunt rapporten maken en grafieken maken om uw informatie uit te breidenvisueel aantrekkelijk.
Er is nog meer dat u kunt doen om uw gegevens overzichtelijk te houden. Creërenmeerdere tabbladenbinnen het Google-spreadsheet voor verkoopmogelijkheden, rapportagedashboard en klantrelaties om de informatie te scheiden.
Naargrafieken makenin Google-spreadsheets,
- Markeer de cellen met de gegevens die u in het diagram wilt gebruiken.
- Klik op het tabblad ‘Invoegen’ in het hoofdmenu.
- Selecteer 'Grafiek' in het vervolgkeuzemenu.
- Er verschijnt een nieuw venster waarin u het diagramtype kunt selecteren dat u wilt gebruiken.
- Nadat u uw diagramtype heeft geselecteerd, kunt u het aanpassen door titels en labels toe te voegen en de kleuren en opmaak aan te passen.
- Klik op ‘Invoegen’ om het diagram aan uw document toe te voegen.
Uw diagram linkt naar de gegevens in uw Google Spreadsheets-document. Terwijl u de gegevens bewerkt, wordt uw diagram automatisch bijgewerkt om deze wijzigingen weer te geven.
- Een Google Spreadsheet CRM-sjabloon gebruiken
De tweede optie is om een kant-en-klare Google Spreadsheet CRM-sjabloon te gebruiken. Je kunt uit meerdere kiezengratis online-sjablonen, inclusief die van populaire CRM-tools zoals Close CRM, Hubspot CRM en ActiveCampaign CRM.
Deze sjablonen zijn op een gebruiksvriendelijke manier ontworpen, zodat u snel aan de slag kunt en uw CRM kunt aanpassen aan uw behoeften.
Laten we wat meer over elke sjabloon te weten komen.
Hubspot Google Spreadsheets CRM-sjabloon
U kunt de Hubspot CRM-sjabloon downloaden als Google Spreadsheet of Excel-werkmap. Het wordt geleverd met meerdere tabbladen, zoals Organisaties, Contacten, Mogelijkheden en Interacties.
Bovendien krijgt u een verkoopdashboard met essentiële informatie en instructies op het eerste tabblad genaamd 'Begin hier'.
Om aan de slag te gaan met de Google Spreadsheets Hubspot CRM-sjabloon kunt u deze downloaden vanhier.
ActiveCampaign CRM-sjabloon
Als u de ActiveCampaign CRM-sjabloon kiest, zult u merken dat deze slechts drie tabbladen bevat.
De eerste bevat instructies voor het gebruik van de sjabloon. Het tweede, ‘CRM Dashboard’, geeft een overzicht van kerncijfers. Ten slotte heeft de ‘CRM-sjabloon’ aanpasbare kolommen.
Bekijk het onderstaande sjabloon eens:
Sluit Google Spreadsheets CRM-sjabloon
Met de Google Spreadsheets CRM-sjabloon van Close, genaamd SalesTable, kunt u een eenvoudige en overzichtelijke lijst van uw actieve leads bekijken.
U kunt leads toewijzen aan een verkoopvertegenwoordiger, belangrijke datums bijhouden en de potentiële waarde van elke openstaande verkoopkans beoordelen.
Wat deze sjabloon interessant maakt, is hoe het dashboard uw primaire verkoopstatistieken in een visueel aantrekkelijk formaat presenteert. Het bevat een interactief diagram dat het aantal deals in elke fase van uw verkooppijplijn dynamisch bijwerkt.
Als u een van de bovenstaande sjablonen wilt gebruiken, opent u de sjabloon. Klik vervolgens op ‘Bestand’ in het menu.
Klik vervolgens op ‘Een kopie maken’ en maak een kopie van de sjabloon in de map van uw voorkeur op Google Drive.
- Uw Google Spreadsheets CRM aanpassen
Of u nu besluit uw eigen Google Spreadsheet CRM-spreadsheetsjabloon te bouwen of een kant-en-klare Google Spreadsheets CRM-sjabloon te gebruiken, het is essentieel om uw CRM-spreadsheet aan te passen aan uw specifieke behoeften.
Een makelaar in onroerend goed of een autodealer heeft bijvoorbeeld geen bedrijfsnaamkolom nodig, omdat zij een B2C-model volgen waarbij de klanten individuen zijn.
Je moetgraaf diep in uw verkoop- en marketingprocessenom aanpassingen te maken. Als u ze nog niet heeft gespecificeerd, is dit het juiste moment om de volledige verkooptrechter van uw organisatie van begin tot eind te definiëren.
- Uw Google Spreadsheets CRM-sjabloon veilig delen
Gegevensbeveiliging is voor de meeste bedrijven een primaire zorg. Daarom is het van cruciaal belang om uw blad veilig te delen. Dit betekent dat u relevante teams of mensen aanlevert‘Alleen bekijken’,‘Commentaar’, of compleet'Editor'toegang indien nodig.
Vergeet niet om als extra veiligheidslaag de juiste opties te selecteren in ‘Geavanceerde instellingen’.
Kies of u redacteuren administratieve wijzigingen wilt laten aanbrengen of dat kijkers en commentatoren de CRM-sjabloon mogen downloaden, afdrukken en kopiëren.
- Integratie van uw marketingcampagnes
Ten slotte kunt u uw Google Spreadsheet CRM-gegevens integreren met uw marketingcampagnes voor het genereren van leadsbespaar tijd en verbeter de efficiëntie.
Met tools zoals Driftrock kunt u uw leads in realtime met Google Spreadsheets synchroniseren zonder gedoe met CSV's of codering. Jij kansynchroniseer leads uit meer dan 20 bronnen, inclusief Facebook Lead-advertenties, TikTok Lead Generation, LinkedIn Lead Generation en meer.
Het is een eenmalige installatie waarmee u uw Google Spreadsheets CRM up-to-date en gereed houdt wanneer dat nodig is.
Praktische tips voor een effectief gebruik van Google Spreadsheets CRM
Als klein bedrijf zult u merken dat een Google Spreadsheets CRM perfect past bij uw verkoopproces. Maar om de beste resultaten te zien, moet u het correct gebruiken.
Hier volgen enkele tips waarmee u het meeste uit uw Google Spreadsheets CRM kunt halen.
Bewerk de kopteksten en vervolgkeuzelijsten op basis van uw verkoopprocessen
Als u bijvoorbeeld een makelaar in onroerend goed bent, wilt u wellicht filters toevoegen voor locatie, woningtype en prijsklasse.
Op dezelfde manier moet u de vervolgkeuzelijsten voor lead- en opportunitystatussen bewerken op basis van uw verkooppijplijn, verkoopprocessen en de verantwoordelijkheden van uw verkoopteam.
Update de Google Spreadsheets CRM regelmatig
Zorg ervoor dat alle relevante klantgerelateerde gegevens aan het blad worden toegevoegd. Het CRM-blad moet door iedereen in de verkoop- en klantensuccesteams worden gebruikt om misstappen te voorkomen.
Houd uw CRM schoon door dubbele, onnauwkeurige of irrelevante gegevens te verwijderen.
Gebruik rapporten en grafieken om uw gegevens te visualiseren
Maak een dashboardtabblad waarop alle belangrijke gegevens op één plek kunnen worden weergegeven.
U kunt ook rapporten samenstellen om te laten zien hoe goed uw verkoopteam presteert, hoeveel leads u heeft en uw conversiepercentages. Analyseer de gegevens wekelijks en bepaal de gebieden die u kunt optimaliseren om de ROI te verhogen.
Laatste gedachten
Google Spreadsheets kan een uitstekende gratis CRM-tool zijn.
Maar hoewel een Google Spreadsheets CRM een prima startpunt is, is het misschien niet geschikt voor grote bedrijven met uitgebreide databases en geavanceerde functies. Naarmate uw bedrijf groeit, is het belangrijk om te weten wat het juiste moment is om over te stappen naar een geavanceerder, geautomatiseerd CRM-systeem.
Houd de groei van uw bedrijf in de gaten en wanneer u een punt bereikt waarop een Google Spreadsheets CRM niet langer voldoende is, kunt u andere opties verkennen die aansluiten bij uw zakelijke behoeften.